Приложение на електронните документи при свикване на общото събрание на съдружниците в дружество с ограничена отговорност

Свикването на общото събрание е формална процедура. Когато в дружественият договор не се предвиждат някакви особени разпоредби, приложение ще намери чл.138 и чл.139 от Търговския закон. За да бъде редовно свикано общото събрание е необходимо всеки от съдружниците да бъде поканен за участие в него седем дни преди датата на провеждане на събранието. Самата покана следва да съдържа и дневния ред на общото събрание.

Може ли тази покана да бъде изпратена до съдружниците в дружеството по електронен път?

Отговорът на този въпрос не е еднозначен. Тогава, когато дружествения договор предвижда връчване на поканата по посочен от съдружника електронен адрес (имейл), няма пречка общото събрание да бъде свикано от управителя чрез изпращане на покана имейл. Възможно е да бъде предвидено управителят да свика общото събрание и по друг начин – чрез sms известяване или известяване посредством приложения за изпращане на съобщения от типа на Viber, Месинджър или друг подобен софтуер за обмен на съобщения. Законът допуска тази възможност, доколкото изпратените съобщения по своята същност представляват електронен документ, а за свикване на общото събрание е достатъчно поканата да бъде в обикновена писмена форма. Изпратеното съобщение съдържащо словесно изявление представлява електронен документ, който има същата правна стойност като обикновения, писмен документ.

По-дискусионен е въпросът дали при липса на изричен текст в дружествения договор е възможно поканата за свикване на общото събрание да бъде изпратена по електронен път. По начало, за да бъде адресат на електронно изявление, в случая покана за свикване на общо събрание, съдружникът следва да е изявил изрично волята си за това. Тази воля може да е имплементирана в самия дружествен договор, но може да е изявена и в друг документ – протокол от общо събрание, уведомление и т.н. Щом съдружникът е дал своето съгласие, няма пречка изпратената до него покана по електронен да се счита за валидно връчена, достатъчно е волята му да е обективирана в друг документ и тя да може да бъде установена.

По-трудно се установява волята на съдружника, когато от него няма изрично изявено съгласие да бъде адресат на електронни изявления

В този случай е необходимо от конкретните обстоятелства да може да се изведе по един недвусмислен начин, че макар и изрично съгласие да липсва, съдружникът с конклудентните си действия се е съгласил да бъде адресат на електронни изявления. Такъв би бил случая в който, между него и управителя е разменяна кореспонденция във връзка със свикването на общото събрание или по въпроси, свързани с организацията и работата на общото събрание. При всички положения обаче, поканата трябва да бъде изпратена до съдружника в срока по чл.139, ал.1 от ТЗ или в предвидения в дружествения договор срок. Въпросът, който възниква, е как ще се установи дали изпратената по електронен път покана за свикване на общото събрание е получена от адресата в законоустановения срок, за да се приеме, че общото събрание е редовно свикано. Отговорът на този въпрос зависи от действията на съдружника.

Ако той прояви активност и потвърди получаване на поканата за свикване на общото събрание, то по този начин лесно ще се установи на коя дата е получил поканата, съответно има ли възражения във връзка с нейното изпращане. По-мъчен е отговорът на въпроса дали поканата е редовно връчена, тогава когато съдружникът бездейства, т.е. не потвърждава получаването ù и не реагира на нея.  ЗЕДЕУУ презюмира, че времето на получаване на електронното изявление е моментът, в който същото е постъпило в посочената от адресата  информационна система. В тази хипотезата съдружникът е заявил желание да бъде адресат на електронни изявления, като е без значение дали той е узнал какво е съдържанието на електронното изявление. Няма значение дали съдружникът е потвърдил получаването, потвърждаване е необходимо, само ако изричано е уговорено в дружествения договор или в друг документ (електронен включително).

Когато съдружникът не е изявил съгласие да получава електронни изявления на посочен от него имейл адрес или по друг електронен начин и от действията му не може да се извлече такава воля, уведомяването за свикване на общото събрание по електронен път ще е нередовно. В този случай няма да е налице валидно връчване, тъй като, за да бъде едно лице адресат на електронно изявление, трябва да бъдат изпълнени изискванията на чл.4 от ЗЕДЕУУ. Без значение е дали срокът за изпращане на поканата е спазен или не, тъй като съдружникът не може да бъде задължен да е адресат на електронно изявление и уведомяването по електронен път да му бъде наложено. Субектите в гражданския и търговския оборот са свободни сами да преценят дали желаят или не да получават електронни изявления, които да ги обвързват.

Приложението на електронните документи в дружественото право ще бъде все по-често срещано явление

Това се дължи на обстоятелството, че в глобалния свят мобилността на хората не може да ограничи дейността на търговските дружества и да се превърне в пречка за свикване на общото събрание на съдружниците и препятстване на работата на върховния орган на дружеството. Винаги, когато се съставя електронен документ следва да се има предвид, че същия е приложим тогава, когато закона изисква документа да е съставен в обикновена писмена форма. ЗЕДЕУУ не намира приложение, когато законът изисква за вземане на решения да бъде съставен протокол в квалифицирана писмена форма или дружествения договор респективни учредителния акт предвиждат такава. При възникване на спорове между съдружниците съда ще трябва да изследва и волята на съдружниците, дали същите са адресати на електронни изявления респективно дали свикването на общото събрание по електронен път е валидно и допустимо ли е използване на електронни документи в процеса на вземане на решения на общото събрание.